عادة ما تتعرض الوثائق إلي التلف نتيجة للعديد من العناصر؛ كتناول الوثائق بطريقة غير ملائمة و مهملة، أو عدم التحكم في الظروف البيئية، والتخزين غير المناسب. لذلك أصبح من المتعارف عليه لدى منظمات الحفظ والترميم العالمية ومنها مكتبة الإسكندرية أن منع المشكلة التي تسبب التلف لمختلف الوثائق هي طريقة أسهل وأقل تكلفة من ترميمها بعد حدوث المشكلة، فالوقاية خير من العلاج. ولذلك قمنا باتباع نظام الحفظ الوقائي لمتابعة الظروف البيئية المختلفة لعرض وتخزين الوثائق.
أ- أسباب التلف الخارجي
قبل ذكر نظام المتابعة المعمول به في القسم يجب أن نذكر أسباب التلف المختلفة. من الممكن أن تكون أسباب التلف خارجية أو داخلية. أسباب التلف الخارجية لها صور مختلفة، وهي:
- درجة الحرارة والرطوبة النسبية
- تعتبر درجة الحرارة والرطوبة النسبية أهم عاملين من عوامل التلف الخارجي والأكثر تأثيرًا، ودائمًا ما يذكر و يقاس هذان العاملان معًا لأنهما مترابطان في علاقة عكسية؛ فإذا زادت درجة الحرارة قلت الرطوبة النسبية والعكس صحيح.
- درجة الرطوبة المرتفعة بما يفوق 65% تؤدي إلى نمو الفطريات وتآكل المعادن، في حين تسبب الرطوبة النسبية المنخفضة جفاف الوثائق مما يؤدي إلى ضعفها، في حين إن التذبذب في الرطوبة النسبية يتسبب في التغير الميكانيكي للمواد الأرشيفية.
- درجات الحرارة المرتفعة تسرع من تلف للمواد الغير مستقرة (مثل الورق الحمضي، والأفلام المصنوعة من النيتريت، والأفلام المصنوعة من اسيتات السليولوز), أما درجات الحرارة المنخفضة تؤدي إلى زيادة الرطوبة النسبية مما يجعلها بيئة مناسبة لنمو الفطريات.
- يوصى بدرجة حرارة 20 درجة مئوية +/- 2 درجة مئوية ورطوبة نسبية 50% +/- 10% للمواد الأرشيفية، ودرجة حرارة 16 درجة مئوية +/- 2 درجة مئوية ورطوبة نسبية ما بين 25 و 60 % للميكروفيلم.